Centralino telefonico virtuale cos’è e come funziona
Il centralino telefonico virtuale è una grandissima invenzione che permette alle piccole medie imprese e alle grandi aziende di avere un centralino telefonico avanzato, funzionale e molto più economico rispetto ai sistemi di fonia tradizionale.
Il centralino telefonico virtuale in cloud è un sistema telefonico che impiega la tecnologia VoIP.
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Questa tecnologia consente il transito del traffico telefonico sulla rete IP. In questo modo la connessione voce diventa traffico dati e viaggia sulla rete internet.
Si passa così dalle linee analogiche con postazioni fisiche fisse, dove ogni telefono era collegato a un interno, a un centralino telefonico virtuale o in cloud.
Attraverso l’utilizzo di un software che svolge tutte le funzioni di un complesso e avanzato centralino telefonico, si ha la possibilità di sfruttare tanti vantaggi, senza il bisogno di ulteriori investimenti in apparecchi dedicati estremamente costosi.
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Il centralino virtuale è la soluzione ideale per qualsiasi tipo di azienda. Sia essa grande, piccola o di medie dimensioni.
Può essere utilizzato da un professionista, dagli studi associati, dagli enti o le pubbliche amministrazioni e dalle organizzazioni no profit.
Iniziamo dalle basi e vediamo che cos’è il centralino telefonico virtuale.
Centralino telefonico VoIP
Il centralino telefonico virtuale negli ultimi anni ha quasi sostituito del tutto i vecchi centralini tradizionali.
Anche in Italia, liberi professionisti e molte aziende, grandi o piccole che siano, stanno adottando questo tipo di tecnologia.
Si sceglie di usare questo tipo di centralini telefonici per i benefici che offrono:
- Un’ampia possibilità di personalizzazione (la voce mail, il trasferimento di chiamata, il servizio fax, il risponditore automatico, ecc.);
- La possibilità di gestire e monitorare i vari interni attraverso un’interfaccia web;
- Attraverso l’utilizzo di app è possibile utilizzare il centralino anche con lo smartphone e quindi di rispondere anche se si è fuori sede.
Il tutto a prezzi molto più bassi rispetto ai sistemi precedenti.
Il funzionamento del centralino virtuale
Un centralino virtuale è strutturato in modo tale che un nucleo centrale memorizzi dati, i quali, saranno modificabili in qualsiasi momento. A sua volta, il nucleo fa capo a un software archiviato in un server cloud.
Il server si trova all’interno di un data center dematerializzato che viene aggiornato regolarmente e protetto da sistemi di sicurezza potenti e moderni.
In termini più semplici possiamo dire che questo tipo di centralini permettono di mettere in comunicazione tra loro un numero elevato di apparecchi telefonici: presenti nella sede dell’azienda, in altre sedi, in Italia e all’estero.
Tutto questo grazie alla connessione internet.
Non solo, un centralino telefonico virtuale può mettere in comunicazione tra loro anche gli smartphone, permettendo a tutti i collaboratori di mettersi in contatto tra loro.
Centralino telefonico virtuale smartphone VoIP
Uno dei grandi vantaggi del centralino virtuale è proprio questo, ossia, la possibilità di poterlo utilizzare anche attraverso gli smartphone.
Se ad esempio un giorno non ti trovi in ufficio ma sei in un’altra sede, digitando il numero dell’interno un collega o un cliente, potrà parlare con te ugualmente.
Configurando correttamente lo smartphone con un’app, ad esempio, tutte le chiamate che dovrebbero arrivare all’ufficio, arriveranno direttamente al telefonino.
Sempre più spesso i dipendenti di un’azienda o gli stessi proprietari necessitano di spostarsi dalla sede o forse lavorano in trasferta o all’estero, nonostante questo, necessitano di un collegamento telefonico tra colleghi o all’ufficio centrale.
Da qui la necessità di avere sempre con se il numero della telefonia fissa.
Per ottenere tutto questo si utilizza un’apposita applicazione che può essere di proprietà, ovvero sviluppata dalla casa madre del centralino, od open source. In quest’ultimo caso si utilizzano delle applicazioni che sono disponibili sia per i sistemi Android che per quelli IOS.
Una volta installata l’applicazione sul proprio telefonino, si potrà accedere a tutte le funzioni del centralino: chiamare e ricevere le telefonate del numero fisso dell’azienda.
I vantaggi di avere il centralino sul proprio smartphone sono diversi:
- possibilità di attivare la segreteria telefonica dopo alcuni squilli;
- inoltro della chiamata ad altro interno dell’azienda;
- ricevere una chiamata da un interno dell’azienda;
- effettuare chiamate in uscita con il numero aziendale;
- chiamare con la tariffazione VoIP.
Grazie all’app dedicata e a una buona connessione internet, sarà come se avessi sempre con te, ovunque ti trovi, un telefono da scrivania.
La gestione del centralino virtuale
Per funzionare, un centralino telefonico virtuale non necessita di hardware costosi e dedicati. I requisiti minimi sono:
- una rete LAN;
- una connessione a internet stabile;
- uno o più terminali telefonici.
Il centralino virtuale gestisce tutte le telefonate in entrata e in uscita, sia dalla linea telefonica tradizionale detta anche PSTN, sia dalla linea telefonica VoIP.
Per collegare al centralino la linea telefonica VoIP, sarà sufficiente una connessione a internet.
Per collegare la linea telefonica tradizionale al centralino, invece, sarà necessario adottare un apparato chiamato VoIP gateway.
Esistono dei telefoni IP di nuova generazione digitali in grado di estendere la potenza delle comunicazioni audio e video avanzate. Si tratta dei telefoni Grandstream ideali per tutte quelle aziende che devono essere sempre interconnesse al web.
Questo tipo di telefoni IP offrono funzionalità simili a tablet e PC garantendo un accesso al Web.
Gli utenti potranno godere di una potente esperienza multimediale con questi videotelefoni all’avanguardia.
I telefoni Grandstream offrono soluzioni di comunicazione unificata SIP che consentono alle aziende come la tua, di essere più produttive che mai.
Riconosciuti in tutto il mondo per la loro qualità, affidabilità e innovazione. Le soluzioni Grandstream riducono i costi di comunicazione, aumentano la protezione della sicurezza e migliorano la produttività.
Questo strumento, tramite la rete LAN, consente il collegamento della linea tradizionale al centralino virtuale, sfruttando la connessione a internet.
Affinché tutto questo sia possibile, è necessario che la linea dati presente presso la tua sede abbia una banda minima garantita, adeguata al numero di chiamate contemporanee di cui necessiti.
Al sistema è possibile collegare terminali telefonici di tipo IP e terminali telefonici tradizionali.
Il telefono IP è la soluzione consigliata, il terminale ideale per una soluzione VoIP, perché offre le stesse funzionalità di un telefono tradizionale, con l’aggiunta di molte caratteristiche avanzate.
Come interno telefonico, potrai utilizzare anche un normale telefono analogico, per farlo ti basterà collegarlo a un apparato esterno chiamato ATA che viene collegato alla rete LAN.
In questo modo potrai collegare tutti i telefoni analogici dell’azienda al centralino virtuale.
Miglior centralino telefonico virtuale
Per scegliere il miglior centralino telefonico virtuale devi essere a conoscenza di alcuni aspetti importanti.
Per non sbagliare il centralino deve assolutamente garantire:
- le stesse funzionalità della telefonia fissa;
- essere in grado di assicurare una comunicazione unificata;
- deve mantenere il numero di telefono e di fax attraverso la number portability;
- qualità audio alta quando ti interfacci con l’interlocutore;
- deve essere in grado di implementarsi con prodotti di terze parti sia in sede che nelle filiali esterne.
VoIP aziendale
Il VoIP aziendale ti permetterà di risparmiare tantissimo sui costi telefonici grazie al sistema unificato.
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