Guida completa al controllo presenze dipendenti
Il controllo presenze dipendenti ti sembra un’operazione scontata, ormai superata per l’era moderna?
Se la pensi in questo modo, scoprirai, leggendo il nostro articolo sul controllo presenze dipendenti che questa operazione richiede attenzione e non è per nulla scontata ed è ancora molto attuale.
Scopriamo insieme il perché.
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Come funziona il controllo presenze dipendenti
Il controllo presenze dipendenti non è altro che una registrazione dell’orario di lavoro che una risorsa all’interno di un’azienda svolge, include l’orario di ingresso, uscita ed eventuale registrazione delle pause.
Una procedura metodica che consente a coloro che si occupano dell’ingresso di verificare se i dipendenti sono presenti al loro posto di lavoro all’orario richiesto e per quanto tempo.
Il controllo presenze dipendenti permette di rilevare tutte le ore ordinarie e straordinarie con i relativi permessi speciali e ferie.
Una rilevazione necessaria che permette di avere un resoconto preciso delle ore lavorate che verrà poi utilizzato per calcolare e determinare nel modo corretto la retribuzione.
Le procedure di controllo presenze possono essere svolte da chiunque, ma la maggior parte delle imprese preferiscono che questo compito venga affidato a un responsabile specializzato. Inoltre, le procedure di controllo presenza possono essere effettuate solo con il consenso dei dipendenti interessati.
Questo perché nel nostro paese le leggi che tutelano la conservazione dei dati personali tengono sempre conto dei diritti del dipendente, la privacy e la sua dignità.
In Italia come negli altri paesi europei, ogni azienda è tenuta a rispettare quanto emanato dalla Corte di Giustizia dell’Unione Europea con la sentenza C-55/18 del 14 maggio 2019 che stabilisce il controllo presenze dipendenti sul luogo di lavoro.
Qualsiasi metodo verrà scelto per svolgere il controllo presenze dipendenti garantirà dei vantaggi sia ai dipendenti che al datore di lavoro.
Vediamoli nello specifico:
Controllare i dati relativi alle ore di lavoro e di uscita
Il registro delle presenze permette di riportare correttamente i dati in busta paga.
Se i dati fossero errati, si potrebbero verificare dei disagi per il lavoratore il quale potrebbe ricevere uno stipendio più basso rispetto alle ore effettivamente svolte in azienda.
I sistemi di rilevazione delle ore di lavoro e di uscita più avanzati, sono in grado di tenere sotto controllo la situazione, possono rilevare sia chi è operativo in azienda, sia chi è fuori sede (come nel caso dello smart working) e chi si trova in trasferta.
In questo modo potrai avere un quadro completo di tutte le attività da svolgere e sarai in grado di gestirle al meglio.
Un ultimo aspetto da tenere presente è che il controllo del personale permette di aiutarti a gestire meglio tutto il lavoro da remoto.
In un’era in cui il lavoro da casa sta prendendo sempre più piede, questo vantaggio può rivelarsi davvero importante per qualsiasi azienda.
Differenza tra rilevazione presenze e controllo accessi
La difficoltà nel riuscire a capire la differenza tra la rilevazione delle presenze e il controllo accessi è legato all’uso improprio delle parole “registrare e controllare”.
La rilevazione delle presenze riguarda tutta la parte della gestione del personale a partire dalla registrazione degli orari di entrata e di uscita, calcolo delle ore lavorative e tutta la sezione relativa all’elaborazione dei dati per compilare la busta paga.
Il controllo accessi invece fa riferimento alla gestione automatica degli ingressi del personale all’interno delle aree operative e garantisce un certo grado di sicurezza aziendale in quanto permette l’accesso solo al personale addetto.
La rilevazione delle presenze e il controllo accessi sono dunque due tipologie di sistemi che rispondono a degli ambiti diversi. La scelta di un sistema piuttosto che un altro dipende dalle esigenze dell’azienda.
Questi due sistemi possono essere installati separatamente o integrati tra loro.
Un esempio di sistema integrato può essere quello che viene installato presso un varco il quale controlla l’accesso del dipendente e ne registra l’orario di entrata e di uscita.
I sistemi impiegati per il controllo presenze dipendenti sono di vario tipo e si differenziano in:
- foglio presenze Excel
- badge RFID
- riconoscimento facciale
- impronta digitale
- app per smartphone
- QR code.
Sistemi di controllo
Tra i vari metodi per il controllo presenze dipendenti c’è il foglio Excel, un documento di calcolo elettronico che deve essere compilato inserendo i vari orari di ingresso e uscita dei dipendenti.
Questo metodo è molto diffuso in Italia, un processo di raccolta dati schematizzato compilato a mano.
Questa raccolta dati presenta un alto rischio di errori di calcolo, di dimenticanze e dato che questi file sono di facile accesso, anche di violazione della privacy del personale.
La verifica dell’effettiva presenza del dipendente può essere fatta attraverso l’uso di un dispositivo elettronico, come un badge o un chip RFID (Radio Frequency Identification Device). Un tipo di dispositivo che funziona in modo automatico strisciando il badge sul lettore.
Questo secondo metodo non è però affidabile al 100% perché spesso l’ingresso in azienda non corrisponde con l’inizio effettivo del lavoro, inoltre il badge può essere facilmente smarrito.
Tra i metodi più evoluti per il controllo presenze dipendenti c’è il riconoscimento facciale e la rilevazione delle impronte digitali.
Nel primo caso il metodo è simile a quello utilizzato sugli smartphone per sbloccare il telefono, un metodo molto efficace a prova di abusi.
La rilevazione delle impronte digitali è un sistema rivoluzionario che risolve il problema degli abusi di timbratura da cartellino e il conseguente assenteismo, l’impronta è tuttavia un dato sensibile per cui sceglierla per il controllo presenze, implica una maggiore attenzione alla privacy.
Con il recente problema sanitario legato alla pandemia da covid-19 l’impronta può sollevare anche un problema legato all’igiene.
I sistemi di controllo presenze dipendenti proposti da Sti Adsl
Quelli appena elencati sono i metodi principali utilizzati in Italia per il controllo presenze dipendenti.
Se sei interessato a un sistema di gestione del personale puoi rivolgerti a Sti Adsl.
La Sti Adsl mette a disposizione delle aziende e delle pubbliche amministrazioni le sue risorse informatiche.
I lettori di badge che vengono installati dalla Sti Adsl sono dei Cronos progettati e costruiti con caratteristiche polifunzionali ed esclusive.
I dispositivi Cronos sono di semplice installazione, grande affidabilità e poca manutenzione, perfetti per qualsiasi tipo di azienda a prescindere dalla sua dimensione e dal suo settore operativo.
Per saperne di più su tutti i servizi che Sti Adsl può garantire per la gestione e il controllo presenze dipendenti, visita il sito dell’azienda alla sezione rilevazione presenze dipendenti.
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